La certification de documents.
Prouver qu'une copie est fidèle, qu'un document existe à une date donnée ou qu'une situation juridique est établie : le notaire dispose de plusieurs outils, de la simple copie conforme au dépôt au rang des minutes, dont les effets sont très différents.
1. Les formes de certification
| Forme | Effet |
|---|---|
| Copie certifiée conforme | Le notaire compare la copie à l'original produit et atteste leur conformité. Usage courant pour les banques et administrations étrangères. |
| Dépôt au rang des minutes | Le document privé est annexé à un acte notarié de dépôt : il acquiert date certaine et est conservé durablement, avec délivrance de copies authentiques. |
| Attestation notariée | Le notaire atteste d'un fait qu'il a personnellement constaté ou qui résulte de ses actes (propriété, dévolution, existence d'une société, coordonnées bancaires). |
| Certificat de coutume | Attestation sur le contenu du droit applicable, souvent demandée dans les dossiers internationaux. |
2. La copie certifiée conforme
Supprimée dans les rapports entre administrations françaises, la copie conforme reste exigée par de nombreux organismes étrangers : banques, registres du commerce, autorités fiscales, notaires ou avocats à l'étranger.
Le notaire compare la copie à l'original — jamais à une autre copie — et appose sa mention, son sceau et sa signature datée. Il n'atteste ni de l'authenticité de l'original, ni de la validité de son contenu.
3. Le dépôt au rang des minutes
Lorsqu'il s'agit de conférer une force probatoire durable à un document privé — testament olographe, protocole, statuts, convention de quasi-usufruit, procès-verbal —, le dépôt au rang des minutes est l'outil approprié. Le document est annexé à un acte notarié qui lui donne date certaine.
Le notaire en assure la conservation et peut délivrer, à la demande des personnes qualifiées, des copies authentiques opposables aux tiers.
4. Usage à l'étranger
Comme pour la certification de signature, la mention du notaire doit souvent être complétée par une apostille ou une légalisation consulaire, selon que l'État destinataire est ou non partie à la convention de La Haye du 5 octobre 1961. Une traduction assermentée est fréquemment requise.
5. En pratique
- Se présenter avec les originaux et une pièce d'identité en cours de validité.
- Préciser le pays et l'organisme destinataires : la forme exigée en dépend.
- Prévoir le nombre d'exemplaires certifiés nécessaires dès le premier rendez-vous.
- Anticiper les délais d'apostille et de traduction.
6. Points de vigilance
- Une copie conforme n'établit pas la validité du document reproduit.
- Certains registres étrangers exigent une certification datée de moins de trois ou six mois.
- Les documents électroniques appellent un traitement spécifique (signature électronique qualifiée).
- Le notaire refuse toute certification portant sur un document manifestement falsifié.
Vous devez faire certifier des documents pour l'étranger ?
Document d'information générale — il ne se substitue pas à un conseil personnalisé, qui suppose l'examen de votre situation particulière.